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Gestión de proyectos complejos: métodos Agile y Scrum

scrum agileEn los últimos años, los modelos de gestión empresarial han tenido que adaptarse a las nuevas condiciones de mercado ‘turbulentas’, típicas del Mundo VUCA, caracterizadas por una competencia extremadamente alta y una necesidad de mayor productividad, velocidad y calidad. Un contexto que ha llevado a un cambio importante en la gestión de los proyectos complejos.

De la experiencia de la industria del software, se han introducido metodologías y técnicas para mejorar la productividad empresarial: el método Agile y Scrum.

¿Qué es el método Agile?

El método Agile está basado en la interacción continua con los stakeholders, cuya satisfacción es crucial para el éxito del proyecto y para el desarrollo de la organización. Los principios que deben respetarse para que un método se pueda definir Agile son:

  1. Individuos e interacciones más que procesos y herramientas.
  2. Software o procesos que funcionan más que documentación exhaustiva.
  3. Colaboración con el cliente más que negociación de contratos.
  4. Responder y adaptarse al cambio más que seguir un plan.

La idea del Método Agile no se basa en el enfoque clásico y lineal de los proyectos, sino en la posibilidad de llevar a cabo un proyecto por fases, llamadas ‘Sprint‘. A cada sprint le corresponde una nueva funcionalidad y se verifica la satisfacción del cliente, tras mostrarle el trabajo realizado hasta entonces. Es un sistema iterativo (e interactivo) que permite aportar fácilmente cambios, reducir los costes de producción y, sobre todo, evitar esfuerzos innecesarios y un posible fracaso del proyecto.

Es un enfoque propio de una start-up, para ensayar rápidamente un producto o servicio en el mercado con la menor inversión posible. Es un proceso iterativo durante el cual la idea y la forma inicial del proyecto se modifican y adaptan, de acuerdo con los feedbacks recibidos por los primeros usuarios, hasta alcanzar el producto deseado.

¿Qué es Scrum?

Scrum es el método Agile más extendido, especialmente adecuado para proyectos complejos e innovadores. Es un marco de trabajo que divide el proceso de gestión de un proyecto en sprint, para coordinar el desarrollo del producto según las necesidades del cliente/encargante. Un proceso iterativo en el que los sprints duran de 2 a 4 semanas.

La teoría detrás de este método es la del control empírico del proceso, según la cual, por un lado, el conocimiento proviene de la experiencia y, por otro lado, las decisiones se basan en lo que se conoce. Por esta razón, se adopta un enfoque incremental que optimiza la previsibilidad y el control del riesgo. El método Scrum se basa en los principios de transparencia, inspección y adaptación.

Los principales componentes de Scrum se dividen en: roles, artefactos y eventos.

ROLES: Hay 3 roles definidos dentro del Scrum Team, que trabajan en estrecha conexión para garantizar un flujo de información continuo y rápido.

Scrum Master: la persona responsable del proceso, que debe asegurar que la metodología Scrum es comprendida y ejecutada con éxito. Debe garantizar que el equipo trabaje de forma coherente con el desarrollo del proyecto, eliminar cualquier obstáculo externo que afecte la productividad del equipo y organizar y facilitar las reuniones.

Product Owner: aquel que conoce todos los requisitos del producto y defiende los intereses de todos los stakeholders. La interfaz entre el negocio, los clientes y los requisitos del producto por un lado y el equipo por el otro. Debe maximizar el valor del producto y del trabajo realizado por el Team de Desarrollo.

Team de Desarrollo: un grupo de profesionales multi-funcionales y auto-organizado, cuyo número suele estar entre 5 y 9 personas. Se ocupa del desarrollo del producto y del ensayo de las funcionalidades y tiene la responsabilidad de organizar las prioridades, transformándolas en tareas a llevar a cabo para completar ese sprint determinado.

ARTEFACTOS: Son 3, diseñados para maximizar la transparencia de la información clave (tanto para el Scrum Team como para todos los stakeholders), así como la oportunidad de inspección y adaptación.

Product Backlog: el documento que contiene la lista de todos los requisitos necesarios para la realización del proyecto. El Product Owner es responsable de su contenido, disponibilidad y de la organización de sus elementos, de acuerdo con sus prioridades respectivas.

Sprint Backlog: el documento que define todas las tareas que hay que completar en sprints individuales. Es una predicción hecha por el Team de desarrollo en relación con las prioridades indicadas en el Product Backlog y el trabajo necesario para alcanzar los objetivos de los sprints.

Incremento: la suma de todos los ítems del Product Backlog completados durante un sprint y durante los sprints previos. Al final de cada sprint, el incremento deberá llevarse a cabo de acuerdo con lo acordado por el Team de desarrollo para garantizar un producto utilizable.

EVENTOS: Hay 4 eventos formales previstos en Scrum (con una duración fija) para crear regularidad, sincronizar actividades y minimizar la necesidad de reuniones indefinidas. El objetivo de estos eventos es permitir una transparencia crítica e la inspección sobre el progreso del proyecto.

Sprint Planning: la reunión en la que el Product Owner ha elaborado el Product Backlog y, en presencia del Team de desarrollo y del Scrum Master, describe los elementos más importantes y el objetivo que hay que alcanzar en el siguiente sprint. Al final de la reunión, el Scrum Master puede completar el Sprint Backlog.

Daily Scrum: una breve confrontación diaria (de unos 15 minutos) entre el Team de desarrollo y el Scrum Master, quien anota el trabajo realizado el día anterior y crea un plan para las próximas 24 horas (hasta la próxima Daily Scrum), para programar y sincronizar las actividades.

Sprint Review: una revisión al final de cada sprint para evaluar si el objetivo se ha logrado y con qué resultados. Participa todo el Scrum Team y también el cliente o encargante del producto, al cual se mostrará el trabajo realizado hasta ese sprint.

Sprint Retrospective: un análisis retrospectivo adicional llevado a cabo con la participación de todo el Scrum Team para evaluar qué seguir haciendo, qué dejar de hacer y qué mejorar en el siguiente sprint, para obtener rendimientos aún más eficientes.

Estas metodologías nacieron en un contexto informático, pero los procesos y principios que los rigen las hacen muy rentables para cualquier sistema de negocio que se enfrente a la gestión de proyectos innovadores y complejos, donde se vuelven centrales los individuos y las interacciones más que los procesos y los instrumentos.

Por Andrés Raya

Bibliografía:

 

 

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Why some people prefer to work in the public sector

The 4 personality traits of future public-sector employees

Many people choose to work in governmental jobs instead of the private sector. Among the reasons behind this choice is the fact that jobs supported by governments provide a sense of security. What makes some people choose this career path?

In a recent article published in the Journal of Public Administration Research and Theory, ESADE Visiting Professor Marc Esteve provided evidence that sheds light on why some people are motivated to work in the public sector.

In order to better understand why some people choose this career path, Esteve and his team collected information on core psychological personality traits from 320 undergraduate students. “Our analysis reveals that a person’s motivation to work in the public sector is strongly influenced by core personality traits,” says Esteve.
The study examined 6 major psychological traits based on the HEXACO model, a popular method used in psychology to explain an individual’s core personality. According to this model, people can be characterized by 6 major personality traits, which are honesty-humility, emotionality, extroversion, agreeableness, conscientiousness and openness to experience.
The 4 traits of future public-sector employees

The findings show that employees who choose to work in the public sector are driven by 4 major personality traits: 1) honesty and humility, 2) emotionality, 3) extroversion and 4) openness to experience.
The data reveal, however, that a person’s motivation to work in the public sector is not driven by agreeableness (characteristics such as tolerance and forgiveness) nor by conscientiousness (understood as diligence, organization and planfulness).

1. Honesty

According to the report, honesty and humility is a fundamental characteristic observed in people who choose to work in the public sector and serve their societies. The researchers argue that the professional standards for civil servants working in public services demand high levels of both honesty and humility.
“Our findings suggest that individuals with high levels of honesty and humility will be more likely to undertake jobs that benefit the public domain,” says Esteve.
The researchers clarify that this doesn’t mean that employees will always remain honest once they start working in the public sector; the report simply tracks the likelihood of people choosing this career path.

2. Emotionality

People with high levels of emotionality are more predisposed to empathize with other people’s problems, and as a result seek to help them. The findings show that people interested in working in the public sector are also driven by emotionality.
“Emotions also play a key role in public sector motivation. People who pursue career paths in public organizations are often driven by altruistic behavior to help others despite not receiving clear benefits from doing so,” says Esteve.

3. Extroversion

Extroverts are also more likely to choose a career path in the public sector. The findings reveal that extroversion is a strong predictor of people’s tendency to choose jobs that require good interpersonal skills.

“People with high levels of extroversion are more interested in carrying out activities in favor of society, both because they perceive the problems as closer to them and because they are interested in the personal recognition that contributing to this will bring,” explains Esteve.

4. Openness to experience

People who are open to experiences and new ideas are also more likely to work in governmental jobs. According to the report, individuals with high scores in this personality trait are particularly interested in helping to solve the problems of society.

Public sector motivation ad fonts: Personality traits as antecedents of the motivation to serve the public interest
van Witteloostuijn , Arjen; Esteve Laporta, Marc; Boyne, George
Journal of Public Administration Research and Theory
Vol. 27, nº 1, 01/2017, p. 20 – 35

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